Açıklama yalnız makale yayımlamak değildir
Fuar gösterimi, ürün videosu, satış teklifi, tez, internet sayfası veya teknik toplantı farklı açıklama soruları doğurabilir. Hangi bilginin erişilebilir olduğu önemlidir. Ürünün dış görüntüsünü gösteren bir paylaşım ile mekanizmayı anlatan çizim aynı bilgi içeriğini taşımaz; her ikisi de kayıt altına alınmalıdır.
Gizli paylaşım olduğu düşünülüyorsa kimlerin eriştiği ve hangi şartlarla bilgi aldığı belgelenmelidir. E-postaya gizlidir yazmakla uygun gizlilik düzeninin bütün unsurlarının kurulduğu varsayılmamalıdır. Teknik erişim yetkisi ve belge dolaşımı da uygulamanın parçasıdır.
Ülke planını açıklamadan önce düşünün
Başvuru öncesi açıklamaya ilişkin kurallar ve istisnalar ülkelere göre farklılaşabilir. Türkiye için düşünülen bir olasılığın hedef ihracat pazarında da aynı sonucu doğuracağını kabul etmeyin. Öncelikli yaklaşım, açıklama kararı öncesi başvuru ve pazar planını uzmanla değerlendirmektir.
Açıklama zaten yapıldıysa kesin olarak her şey bitti veya sorun yok cümleleriyle dosya kapatılmamalıdır. Tarih, içerik, hedef kitle, erişim koşulu ve ülke planı birlikte incelenir. Sosyal paylaşımları telaşla silmek, neyin ne zaman açıklandığını anlamak için gereken kayıtları kaybetmeye de yol açabilir.
Temsili örnek: Fuar broşürü ile teknik sunum
Varsayımsal bir ekip fuarda ürünü sergilemeye hazırlanır. Tanıtım broşürü dış görünümü ve faydayı anlatırken teknik sunum çizimleri mekanizmanın ilişkilerini gösterir. Ekip bu iki belgeyi aynı açıklama düzeyi kabul etmez; hangisinin herkese dağıtılacağını ve hangisinin sınırlı paylaşılacağını belirler.
Önceki bir toplantıda sunum yapılmışsa toplantı tarihi, katılımcılar ve gösterilen sürüm dosyaya eklenir. Başvuru değerlendirmesi hafızadan aktarılan üç ay önce anlattık bilgisi yerine somut kayıt üzerinden yürütülür. Bu örnek herhangi bir açıklamanın hukukî etkisi hakkında sonuç vermez.
Paylaşım düzeylerini iş akışına bağlayın
Kamuya açık tanıtım, sınırlı ticari görüşme ve ayrıntılı teknik çalışma için ayrı belge sürümleri oluşturabilirsiniz. Her sürümün amacı, içeriği ve erişecek kişiler belirlenir. İşbirliği yaptığınız tasarımcı, üretici veya danışmanın sonraki paylaşımı nasıl yapacağı da anlaşılmalıdır.
İlk görüşme formu, buluşun tüm üretim ayrıntılarını zorunlu alan yapmamalıdır. Görüşmenin konusu kısa bir özetle belirlenebilir; ayrıntılı dosya için yetkili ve güvenli kanal ayrıca seçilir. Bu düzen başvuru koşullarının yerine geçmez, gereksiz açıklamayı azaltır.
Açıklama envanteri kontrol listesi
Teknik proje yöneticisi, pazarlama ve işlem sorumlusu aynı takvimi görmelidir. Ürün lansmanı yalnız pazarlama takviminde kalırsa başvuru ihtiyacı geç fark edilebilir.
- Fuar, tez, video ve görüşme tarihlerini listeleyin.
- Gösterilen kesin belge sürümlerini saklayın.
- Kimlerin hangi koşulla eriştiğini yazın.
- Ülke ve başvuru planını açıklama öncesi değerlendirin.
- Gizlilik ve dosya erişimini uygulamada kurun.
- Yapılmış açıklamayı gizlemeyin; kayıtları incelemeye sunun.
Sık sorulan sorular
Videoda yalnız ürün görünüyorsa patent etkilenmez mi?
İçeriğin hangi teknik bilgiyi açığa çıkardığı incelenmelidir. Yalnız video etiketiyle etkisiz veya kesin engel sonucu verilmez.
Gizlilik sözleşmesi her riski kaldırır mı?
Hayır. Sözleşme içeriği, taraflar, uygulama ve gerçekleşen paylaşım ayrıca değerlendirilir. Erişim yönetimi de önemlidir.
Buluşu daha önce açıkladıysam ne hazırlamalıyım?
Tarih, içerik, katılımcı veya erişim bilgisi ve hedef ülkeleri toplayın. Genel bir süre cümlesi yerine somut dosya değerlendirmesi gerekir.